Les tarifs peuvent entraîner des défis techniques
Les tarifs douaniers sont souvent perçus comme un enjeu financier. Lorsqu’un matériau, un composant ou un produit devient soudainement plus coûteux, l’entreprise doit rapidement revoir ses coûts, ses fournisseurs et parfois même ses méthodes de production.
Pour les entreprises manufacturières, les conséquences peuvent toutefois aller beaucoup plus loin. Un changement de fournisseur ou de matériau peut modifier les propriétés d’un produit, affecter sa qualité ou perturber un procédé qui fonctionnait depuis plusieurs années.
Dans ce contexte, les équipes techniques peuvent être amenées à :
- rechercher un matériau de remplacement ;
- tester un nouveau fournisseur ;
- modifier la conception d’un produit ;
- adapter un équipement ;
- revoir une méthode de fabrication ;
- développer une nouvelle méthode d’assemblage.
La majorité de ces activités peuvent relever de l’ingénierie ou de la production courante. Toutefois, lorsqu’une solution technique n’est pas connue à l’avance et que l’équipe doit réaliser des essais pour résoudre une incertitude technologique, certains travaux peuvent être admissibles à la RS&DE.
Quand un changement de fournisseur peut-il devenir de la RS&DE?
Le simple remplacement d’un fournisseur ne constitue pas automatiquement une activité de RS&DE.
Par exemple, une entreprise peut décider de remplacer un fournisseur américain par un fournisseur canadien proposant un matériau similaire. Si le nouveau matériau respecte les spécifications existantes et peut être intégré au procédé sans difficulté particulière, il s’agit généralement d’un changement opérationnel.
La situation est différente lorsque le nouveau matériau ne se comporte pas comme prévu.
L’équipe peut alors observer :
- une résistance mécanique différente ;
- une déformation inattendue ;
- des problèmes d’adhérence ;
- une variation des dimensions ;
- une usure prématurée ;
- une mauvaise résistance à la corrosion ;
- une incompatibilité avec d’autres composants ;
- une modification des performances du produit.
Si les connaissances disponibles ne permettent pas de déterminer immédiatement la cause du problème ou la manière de le résoudre, l’équipe peut devoir formuler des hypothèses, effectuer des essais, analyser les résultats et modifier son approche.
C’est cette démarche expérimentale visant à résoudre une incertitude technologique qui peut rendre certains travaux admissibles à la RS&DE.
Un changement de procédé n’est pas automatiquement de la RS&DE
Un autre point important est qu’un procédé nouveau pour l’entreprise n’est pas nécessairement considéré comme de la RS&DE.
Prenons l’exemple d’un fabricant qui doit remplacer un panneau devenu trop coûteux à la suite de l’imposition de tarifs. L’entreprise choisit un nouveau panneau et suit les recommandations techniques fournies par le fabricant.
Si le matériau fonctionne comme prévu, l’entreprise réalise essentiellement une adaptation de son procédé.
En revanche, si le nouveau panneau gonfle, se déforme, adhère mal au revêtement ou réagit différemment aux méthodes d’assemblage, les équipes techniques peuvent devoir chercher une solution.
Elles peuvent alors :
- établir une hypothèse ;
- réaliser un premier essai ;
- mesurer les résultats ;
- modifier certains paramètres ;
- effectuer un nouvel essai ;
- comparer les résultats ;
- tirer une conclusion.
Le fait d’obtenir un nouveau procédé n’est donc pas suffisant pour parler de RS&DE. C’est le travail expérimental effectué pour résoudre l’incertitude qui peut constituer l’activité admissible.
Les perturbations peuvent faire émerger des travaux expérimentaux
Une perturbation de la chaîne d’approvisionnement oblige souvent les entreprises à remettre en question des solutions qui fonctionnaient jusque-là.
Une équipe peut soudainement devoir déterminer si un autre matériau peut offrir les mêmes performances, si un composant différent peut être intégré au système existant ou si un procédé peut être adapté sans compromettre la qualité du produit.
Dans plusieurs situations, la solution est connue et peut être appliquée directement.
Mais certaines difficultés sont différentes. La réponse technique n’est pas toujours disponible dans les connaissances existantes.
C’est à ce moment qu’un problème opérationnel peut évoluer vers une démarche expérimentale.
Le défi consiste toutefois à reconnaître cette transition. Les ingénieurs et les employés de production considèrent souvent ces travaux comme du dépannage ou comme une partie normale de leurs responsabilités.
Lorsqu’une équipe doit réaliser plusieurs essais parce qu’elle ne sait pas précisément quelle solution fonctionnera, il devient pertinent d’examiner les travaux afin de déterminer s’ils peuvent répondre aux critères de la RS&DE.
Pourquoi documenter les travaux au fur et à mesure?
Une demande de RS&DE doit permettre de démontrer ce que l’entreprise cherchait à résoudre, pourquoi la solution n’était pas évidente et quelles démarches ont été réalisées.
Les documents produits pendant les travaux peuvent être particulièrement utiles, notamment :
- les résultats d’essais ;
- les plans et dessins annotés ;
- les photographies ;
- les courriels techniques ;
- les notes d’ingénierie ;
- les données de production ;
- les prototypes ;
- les échantillons défectueux ;
- les comptes rendus de réunions ;
- les résultats d’essais qui n’ont pas fonctionné.
Les résultats négatifs ont eux aussi une valeur importante. Ils peuvent démontrer qu’une solution n’était pas évidente et expliquer pourquoi l’équipe a dû poursuivre ses recherches.
Attendre la fin du projet pour reconstruire toute cette information peut être beaucoup plus difficile. Plusieurs mois après les travaux, les employés peuvent avoir oublié pourquoi une hypothèse avait été formulée, pourquoi un prototype avait été rejeté ou pourquoi certains paramètres avaient été modifiés.
La documentation peut renforcer la continuité des affaires
Le suivi des travaux techniques ne sert pas uniquement à préparer une demande de crédit d’impôt.
Il permet également à l’entreprise de conserver les connaissances développées lorsqu’elle doit résoudre un problème complexe.
Une bonne documentation permet notamment de comprendre :
- quel problème est survenu ;
- pourquoi les méthodes existantes ne suffisaient pas ;
- quelles solutions ont été envisagées ;
- quels essais ont été réalisés ;
- quels essais ont échoué ;
- quelle solution a finalement fonctionné ;
- pourquoi cette solution a été retenue.
Cette mémoire technique peut devenir particulièrement précieuse lorsqu’un employé quitte l’entreprise, lorsqu’une équipe change ou lorsqu’une nouvelle perturbation survient.
La RS&DE et la continuité des affaires ont des objectifs différents, mais elles peuvent contribuer à développer la même capacité : conserver et réutiliser les connaissances techniques de l’entreprise.
Quatre pratiques pour mieux identifier les travaux admissibles
Les entreprises n’ont pas nécessairement besoin de créer une procédure complexe pour améliorer leur suivi.
Quelques pratiques simples peuvent être intégrées aux processus déjà en place :
- Créer un déclencheur de reconnaissance : lorsqu’un fournisseur, un matériau, un composant ou un procédé est remplacé, vérifier si une difficulté technique doit être résolue.
- Documenter le raisonnement expérimental : conserver une trace du problème, de l’hypothèse, de l’essai, du résultat et de la conclusion.
- Conserver les essais infructueux : les prototypes rejetés et les résultats négatifs peuvent contribuer à démontrer le cheminement expérimental.
- Intégrer la vérification aux processus existants : les revues de projets, changements d’ingénierie et analyses d’incidents peuvent servir à repérer les travaux potentiellement admissibles.
L’objectif n’est pas d’ajouter une lourde charge administrative aux équipes techniques. Il s’agit plutôt de capturer les informations importantes au moment où elles sont encore fraîches.
Le rôle d’un spécialiste de la RS&DE
Les personnes qui réalisent les travaux sont les mieux placées pour expliquer les problèmes rencontrés, les essais effectués et les résultats obtenus.
Un spécialiste de la RS&DE peut ensuite aider l’entreprise à déterminer si ces travaux répondent aux critères du programme.
Son accompagnement peut notamment comprendre :
- l’identification des incertitudes technologiques ;
- la distinction entre travaux expérimentaux et activités de routine ;
- l’évaluation des dépenses admissibles ;
- la préparation des formulaires fiscaux ;
- la rédaction des descriptions techniques ;
- l’organisation des preuves ;
- l’accompagnement lors d’un examen de l’ARC.
Il peut également être pertinent d’examiner d’autres programmes d’aide liés à l’innovation, à l’investissement, à l’embauche ou à la formation.
Plus l’évaluation commence tôt, plus il est facile de retrouver les informations techniques nécessaires et de structurer correctement le dossier.
La RS&DE peut contribuer à renforcer la résilience
Les tarifs et les perturbations des chaînes d’approvisionnement créent de fortes pressions sur les entreprises canadiennes. Ils peuvent cependant aussi obliger certaines organisations à développer de nouvelles solutions, à modifier leurs produits et à améliorer leurs procédés.
Lorsque ces efforts nécessitent une véritable démarche expérimentale, une partie des travaux et des dépenses associés peut potentiellement être admissible à la RS&DE.
Le programme peut ainsi contribuer à réduire le coût des efforts consacrés à la résolution de problèmes techniques, tout en encourageant les entreprises à conserver les connaissances générées au cours de ces travaux.
Une organisation qui sait ce qui a été testé, ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi une solution a été retenue est mieux préparée à faire face à une prochaine perturbation.
Si votre entreprise a dû modifier un matériau, un fournisseur, un composant, un équipement ou un procédé en raison de tarifs ou d’une autre disruption, les travaux réalisés pourraient mériter une évaluation sous l’angle de la RS&DE.
Non. Un matériau nouveau pour l’entreprise ne signifie pas automatiquement qu’il y a de la RS&DE. L’élément détermin le cheminement expérimental. Ils peuvent montrer que la solution n’était pas connue à l’avance et aider à établir quelles hypothèses ont été testées étant est la présence d’une incertitude technologique et d’une démarche expérimentale permettant de la résoudre.